Jak pozyskać klientów do biura rachunkowego, gdy polecenia przestają wystarczać?

Skąd biura rachunkowe mają zapytania?

Zapytania przychodzą z kilku źródeł naraz, a prawie każde z nich kończy się sprawdzeniem biura w internecie. Nie znamy udziałów tych źródeł na polskim rynku i nie będziemy ich szacować. Poniżej są drogi, które powtarzają się w małych firmach usługowych, bez przypisywania im procentów.

• Polecenie. Od obecnego klienta, od księgowej z innego biura, od prawnika albo firmy kadrowej. Nawet polecony klient wpisuje nazwę biura w Google, zanim zadzwoni.
• Zmiana biura po zakończonym roku. Zeznania roczne PIT składa się od 15 lutego do 30 kwietnia, a podatek płaci do 30 kwietnia. Decyzja o zmianie księgowego często dojrzewa właśnie wtedy.
• Wyszukanie usługi z miastem. „Biuro rachunkowe” plus nazwa miejscowości albo konkretna usługa, na przykład kadry i płace.
• Wizytówka Google i mapa. Część firm w ogóle nie wchodzi na stronę, dopóki nie zobaczy godzin, adresu i opinii.
• Grupy i fora branżowe. Właściciele pytają o księgowego do konkretnej branży. Odpowiedź z konkretem działa, zachwalanie własnego biura nie.
• Współpraca z kimś, kto obsługuje te same firmy. Doradca ubezpieczeniowy, agencja kadrowa, prawnik, firma informatyczna. Jedna rozmowa daje dostęp do całej listy klientów partnera.
• Reklama płatna. To osobna decyzja i osobny budżet. Opisujemy ją w poradniku reklama biura rachunkowego.

Te drogi nie są konkurencyjne. Polecenie, mapa i wyszukiwanie prowadzą do tego samego miejsca, czyli do sprawdzenia, czy biuro obsługuje takie firmy jak ta, która pyta.

Czego szuka firma, która zmienia księgowego?

Firma zmieniająca biuro szuka sześciu informacji i zwykle chce je znaleźć bez wysyłania maila. To nie ciekawość, tylko ocena ryzyka: dokumenty, terminy i odpowiedzialność przechodzą w nowe ręce.

1. Zakres. Czy prowadzisz KPiR, ryczałt, pełne księgi, kadry i płace, rozliczenia ZUS.
2. Dla kogo pracujesz. Jednoosobowa działalność, spółka z o.o., fundacja, konkretne branże.
3. Widełki ceny. Nie pełny cennik, ale to, od czego zależy kwota.
4. Przejście od poprzednika. Kto odbiera dokumenty, kto składa pełnomocnictwo, co firma musi zrobić samodzielnie.
5. Termin przyjęcia. Od kiedy biuro może przejąć obsługę.
6. Dowody zaufania. Uprawnienia, doświadczenie, obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Przy usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych to ubezpieczenie jest wymagane, więc informacja o nim niczego nie obiecuje, tylko potwierdza, że biuro działa zgodnie z przepisami.

Brak którejkolwiek z tych informacji nie kończy sprawy, ale przenosi ją na rozmowę telefoniczną. Część firm tej rozmowy nie zaczyna.

Jak opisać ofertę, żeby zapytania były konkretne?

Opis oferty działa wtedy, gdy odpowiada na te sześć pytań w kolejności, w jakiej firma je zadaje. Poniżej jest szablon, który można przepisać na własną stronę albo do oferty wysyłanej mailem. Zdania w trzeciej kolumnie są przykładowe: liczby i nazwy w nawiasach kwadratowych podstaw własne.

Ten szablon zmienia treść zapytań. Zamiast „ile to kosztuje” dostajesz wiadomość z formą opodatkowania, liczbą dokumentów i terminem. Taka wiadomość daje się wycenić od razu.

Jak to widzimy w Znajdowalni: biuro rachunkowe nie potrzebuje rozbudowanego portalu z kalkulatorami. Potrzebuje strony, na której firma w minutę sprawdzi zakres, grupę klientów, widełki i przebieg przejścia. Dlatego w podglądzie zaczynamy od tych czterech rzeczy, a dopiero potem dokładamy resztę. Jeżeli chcesz zobaczyć, jak to wygląda na własnych danych, mamy na to osobną ofertę: strony dla biur rachunkowych.

Co ustawić w Wizytówce Google dla biura rachunkowego?

Wizytówka Google odpowiada za to, czy biuro w ogóle pojawi się na mapie, i za pierwsze wrażenie przed wejściem na stronę. Google oczekuje, że dane będą zgodne z rzeczywistością: nazwa jak na szyldzie, bez dopisków typu „tanie rozliczenia”, prawdziwy adres albo obszar działania, aktualne godziny.

Dla biura rachunkowego najwięcej zmienia pięć ustawień:

1. Kategoria główna zgodna z tym, czym biuro się zajmuje, plus kategorie dodatkowe tylko dla usług faktycznie prowadzonych.
2. Lista usług z krótkim opisem każdej pozycji. Profil Firmy pozwala dodać własne usługi, gdy podpowiedzi Google nie pasują do zakresu biura.
3. Godziny pracy, w tym osobne godziny w okresie rozliczeń i dni wolne. Zamknięte drzwi w godzinach podanych w wizytówce kończą się złą opinią.
4. Zdjęcia biura, wejścia i miejsca na dokumenty. Firma, która ma zostawić faktury, chce wiedzieć, gdzie je zostawia.
5. Link do strony z tym samym zakresem i tymi samymi danymi, jakie są w wizytówce.

Kolejność ustawień i typowe błędy opisaliśmy szerzej na przykładzie innej branży: ustawienia Wizytówki Google krok po kroku. Mechanika jest ta sama, zmienia się tylko lista usług. Jeśli wolisz oddać to komuś, uporządkowanie Wizytówki Google mamy jako dodatek od 490 zł netto.

Jak wykorzystać sezon rozliczeń i obecnych klientów?

Sezon rozliczeń jest jedynym momentem w roku, w którym firmy same wracają do tematu księgowości. Kalendarz jest znany z góry, więc da się przygotować wcześniej, a nie w trakcie.

• Listopad i grudzień: firmy wybierają formę opodatkowania na kolejny rok. To dobry moment na krótką informację, jakie formy prowadzisz i dla kogo która ma sens.
• Styczeń: najczęstszy termin zmiany biura, bo nowy rok to czysty podział odpowiedzialności za księgi.
• 15 lutego do 30 kwietnia: okres składania zeznań rocznych. Firmy niezadowolone z obsługi widzą to najwyraźniej właśnie wtedy.

Obok sezonu zostaje najtańsze źródło zapytań, czyli obecni klienci. Dwie rzeczy, które da się zrobić bez budżetu:

• Powiedz, co jeszcze robisz. Część klientów nie wie, że biuro prowadzi kadry, rozlicza wspólników albo przygotowuje dokumenty do kredytu. Krótka wiadomość raz na kwartał wystarcza.
• Poproś o polecenie w konkretnym momencie. Najlepiej przy przekazaniu gotowego rozliczenia, gdy wartość pracy jest widoczna. Prośba o polecenie konkretnej usługi działa lepiej niż ogólne „polecajcie nas”.

Lista kontrolna: droga od wyszukania do telefonu

Przejdź tę listę na telefonie, nie na komputerze. Zajmuje około dziesięciu minut i pokazuje miejsca, w których firma przerywa sprawdzanie.

• Wpisz w Google nazwę swojego biura i sprawdź, co widać bez wchodzenia na stronę.
• Wpisz „biuro rachunkowe” z nazwą swojej miejscowości i sprawdź, czy wizytówka się pojawia.
• Otwórz stronę i policz sekundy do znalezienia zakresu obsługi.
• Sprawdź, czy widać, dla kogo pracujesz: formy prawne i branże.
• Znajdź informację o cenie albo o tym, od czego zależy kwota.
• Znajdź opis przejścia od poprzedniego biura.
• Sprawdź, czy dane kontaktowe są te same w wizytówce i na stronie.
• Kliknij główny przycisk i zobacz, czy robi to, co obiecuje jego nazwa.
• Sprawdź godziny w wizytówce na dziś i na najbliższy dzień wolny.

Każdy niezaznaczony punkt to konkretna poprawka do przekazania wykonawcy albo do zrobienia samodzielnie.

Jeżeli chcesz zobaczyć kierunek uporządkowania własnej strony, przygotujemy bezpłatny podgląd przed decyzją, na podstawie materiałów, które już masz. Start kosztuje 0 zł przy umowie na 12 miesięcy, a Standard 349 zł netto miesięcznie. Formularz zapytania, Google Analytics z banerem zgód i samodzielna edycja treści są w pakiecie Pro za 599 zł netto miesięcznie. Zakres pakietów opisaliśmy w cenniku, a założenia kosztów w poradniku ile kosztuje strona dla małej firmy.

Najczęstsze pytania

Czy biuro rachunkowe potrzebuje strony, jeśli ma same polecenia?

Polecenie rzadko kończy się telefonem bez sprawdzenia. Osoba, której polecono biuro, zwykle wpisuje nazwę w Google i szuka potwierdzenia, że zakres pasuje do jej firmy. Strona jest wtedy miejscem, w którym to potwierdzenie albo jest, albo trzeba o nie zapytać.

Co napisać na stronie, jeśli nie chcę podawać cen?

Wystarczą widełki albo lista czynników, od których zależy kwota: forma opodatkowania, liczba dokumentów, kadry, liczba wspólników. Firma i tak zapyta o cenę, a opisany sposób wyceny skraca rozmowę i odsiewa zapytania poza Twoim zakresem.

Czy wystarczy Wizytówka Google bez strony?

Wizytówka pokazuje biuro na mapie, godziny i opinie, ale nie wyjaśni zakresu obsługi ani przebiegu przejścia od poprzedniego biura. To dwa różne zadania. Przy małym zakresie usług wizytówka może być pierwszym krokiem, lecz pytania o zakres i cenę zostają bez odpowiedzi.

Jak szybko strona zacznie przynosić zapytania?

Nie wiemy i nie obiecujemy terminu. Zależy to od tego, jak firmy szukają księgowego w Twojej okolicy, od konkurencji w wynikach i od tego, czy wejścia w ogóle są. Sens ma mierzenie: wejścia na stronę, kliknięcia w telefon i liczba zapytań miesiąc do miesiąca.

Czy mogę pokazać opinie klientów biura?

Tak, za zgodą autora i w ustalonej treści. Nie wymyślamy opinii i nie podpisujemy ich nazwami firm bez zgody. Przy obsłudze księgowej część klientów nie chce wystąpić publicznie, więc opinie bez nazwy firmy, ale prawdziwe, też mają wartość.

Źródła

• Serwis podatki.gov.pl: PIT dla przedsiębiorców, formy opodatkowania i terminy zeznań rocznych.
• Biznes.gov.pl: obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej przy prowadzeniu firmy.
• Google: wskazówki na temat umieszczania informacji o firmie w Google.
• Google: zarządzanie usługami w Profilu Firmy.